Top mười gợi ý và mẹo Excel của chúng tôi để làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn, không theo thứ tự đặc biệt.
1 / văn bản đặt trên một số đường dây
Nếu bạn đang gõ văn bản hoặc nhiều dòng dữ liệu vào một tế bào và bạn muốn văn bản xuất hiện trên một số đường dây, sau đó thay vì nhập văn bản trong tế bào khác chỉ đơn giản là nhấn
ALT + ENTER
Và bạn sẽ bắt đầu một dòng mới trong khi bạn đang nhập hay chỉnh sửa dữ liệu
2 / Thêm một máy tính để thanh công cụ excel
Có một máy tính trong Excel 2010, nhưng theo mặc định tính năng này bị ẩn, để có được các máy tính trên màn hình Excel của bạn điều hướng để truy cập nhanh các lựa chọn thanh công cụ – đó là mũi tên biểu tượng xuống bên cạnh nút Undo trên bên trái của màn hình – và kích vào More Commands.
Thêm một liên kết nóng tính Excel
Thêm một liên kết nóng tính Excel
Nó sẽ dẫn bạn đến hộp thoại Excel Options, dưới Chọn lệnh, nhấn nút thả xuống để chọn All Commands. Bây giờ di chuyển xuống để tìm các lệnh tính và nhấp vào Add >> để hiển thị nó trong thanh công cụ Quick Access. Lượt Ok để tiếp tục
Nhấn vào nút Calculator trong thanh công cụ Quick Access ngay lập tức mở Calculator. Bây giờ bạn có thể sử dụng nó để tính toán đơn giản
3 / Thay đổi hành vi Nhập chính
Khi bạn nhấn phím Enter trong Excel, bạn sẽ tự động thả xuống
di động ngay dưới nó. Nhưng bạn có thể thay đổi mặc định này và thay đổi tính năng này.
Thay đổi nội Nhập hành vi quan trọng
Thay đổi nội Nhập hành vi quan trọng
Tới Excel Options – Nó được tìm thấy dưới tab File và chọn tùy chọn – sau đó, chọn các tùy chọn nâng cao và theo các tùy chọn chỉnh sửa chọn lựa chọn của bạn từ hộp thả xuống.
4 / Thay đổi tên sheet và màu sắc
Để cung cấp cho các bảng tính của bạn một số cá nhân như tháng hoặc năm tên thay vì “Sheet1” để “Sheet3” mà Excel mặc định là chỉ đơn giản là nhấn chuột phải vào tab và nhấp vào Đổi tên, hoặc nhấp đúp chuột vào tab bảng tính và bắt đầu nhập vào các tab.
Nếu bạn có rất nhiều các bảng tính nó rất dễ dàng để mất theo dõi của bảng bên phải. Để giúp tìm bảng bên phải, bạn có thể màu sắc phối hợp từng tờ, vì vậy tất cả 2012 tờ doanh thu hàng tháng có thể là trong sắc thái của màu da cam, nơi mà vào năm 2011 tờ có thể là trong các sắc thái của màu đỏ.
Để thay đổi màu sắc của các tab, chỉ cần nhấp chuột phải vào các bảng tính bạn muốn thay đổi màu sắc và chọn “Tab màu” tùy chọn để thay đổi màu sắc tab bảng.
5 / Nhanh chóng bỏ qua thông qua các bảng tính của bạn sử dụng phím tắt
Cũng như bạn có thể sử dụng ALT + TAB để bỏ qua thông qua các cửa sổ chương trình mở trên máy tính để bàn Windows của bạn, bạn có thể làm một điều tương tự để bỏ qua các bảng tính trong Excel.
Để di chuyển một bảng tính với báo chí ngay
CTRL + PAGE DOWN
Để di chuyển một bảng tính với báo chí bên trái
CTRL + UP TRANG
6 / Hiển thị công thức Thay vì kết quả
Một phím tắt duy nhất cho phép bạn chuyển đổi giữa các màn hình của Excel bình thường, trong đó cho thấy các kết quả của các công thức trong bảng tính, và một chế độ hiển thị cho thấy các công thức thực tế.
Các phím tắt là
Ctrl + ‘
(Điều quan trọng mộ giọng nằm phía trên bên trái của bàn phím cạnh phím 1, ở Mỹ nó là chìa khóa Dấu ngã); bấm nó một lần, và Excel sẽ hiển thị công thức thay vì kết quả. Bấm nó một lần nữa, và kết quả xuất hiện trở lại.
Hiển thị công thức trong Excel
Hiển thị công thức trong Excel
Hoặc bạn có thể đạt được cùng một kết quả bằng cách chọn tùy chọn để hiển thị các công thức.
Mở menu File, vào Options, sau đó nâng cao;
Cuộn xuống Tùy chọn hiển thị cho Worksheet này
Kiểm tra hộp bên cạnh “Hiển thị công thức trong tế bào thay vì kết quả tính toán của họ.”
Bỏ chọn ô này nếu bạn muốn hiển thị kết quả một lần nữa.
7 dữ liệu / Chăm ẩn trong bản in
Khi đó là thời gian để in bảng tính Excel của bạn, bạn có thể thích rằng một số thông tin còn lại trơn. Ví dụ, bạn có thể có một số thông tin bí mật (như tiền lương nhân viên) trong một cột.
Để tránh in ấn hàng hoặc cột cụ thể, chỉ cần ẩn chúng trước khi in. Để ẩn các hàng, chọn chúng bằng cách nhấn các hàng hoặc cột (nhấp và kéo để chọn một khối lượng hàng / cột, giữ phím Ctrl trong khi click chuột để chọn hàng không liền kề / cột). Sau đó kích chuột phải vào một trong những biên giới hàng / cột nêu bật và bấm vào Hide.
Khi bạn in xong, bạn có thể nhanh chóng bỏ ẩn tất cả các hàng hoặc cột bằng cách chọn toàn bộ bảng tính (nhấp vào ô ở phía trên bên trái của đường biên giới hàng và cột). Sau đó kích chuột phải vào một hàng hoặc cột biên giới và chọn Unhide.
8 / Shade Rows thay thế
Đối với một danh sách dài, che hàng thay thế có thể cải thiện mức độ dễ đọc và nó đơn giản để làm với tính năng Conditional Formatting của Excel, cho phép bạn áp dụng các ô được tô bóng (màu xanh lá cây hoặc khác) đến mọi hàng khác trong một phạm vi bảng tính.
Đánh dấu các ô hoặc các hàng hoặc cột mà bạn muốn định dạng.
Chọn Format, Conditional Formatting để hiển thị hộp thoại Conditional Formatting.
Chọn New Rule và sau đó chọn “Sử dụng một công thức để xác định các tế bào để định dạng,” và nhập
= MOD (ROW (), 2) = 0
dòng Shade thay thế trong Excel
dòng Shade thay thế trong Excel
vào các “giá trị Format nơi công thức này là sự thật”. Nhấp vào nút Format để đưa lên hộp thoại Format Cells và chọn tab Patterns và chỉ định một màu cho các hàng bóng mờ. Sau đó bấm Ok và các hàng sẽ được định dạng trong màu sắc của sự lựa chọn của bạn.
Bạn có lẽ sẽ muốn chọn một màu sắc ánh sáng, để các văn bản màu đen mặc định vẫn sẽ dễ đọc. Hoặc, bạn có thể đi tất cả ra và thay đổi màu sắc văn bản là tốt (làm điều này trong tab Font Format Cells hộp thoại).
9 / Thiết lập một hình thức
Hầu hết các doanh nghiệp đều có một số tiêu chuẩn hình thức, bảng chấm công, chi phí hình thức vv và nhất là thiết lập trong Excel. Mẹo này cho phép bạn thiết lập một số tế bào đầu vào dữ liệu và cho phép người dùng nhanh chóng di chuyển giữa các ô nhập liệu chỉ bằng cách nhấn phím Tab.
Chìa khóa để tip này là để khóa tất cả các ô trong bảng tính ngoài các ô nhập liệu.
Chọn tất cả các ô nhập liệu trên bảng tính của bạn. (Để chọn các ô không liền kề, giữ phím Ctrl trong khi bạn chọn các tế bào.)
Chọn Format Cells để hiển thị Format Cells hộp thoại.
Nhấp vào tab Bảo vệ và loại bỏ các dấu kiểm từ hộp kiểm tra khóa.
Nhấn OK.
Hãy nhớ rằng tất cả các tế bào đang bị khóa bởi mặc định. Nhưng cũng nên nhớ rằng khóa hoặc mở khóa các tế bào không có hiệu lực trừ khi bảng tính được bảo vệ. Để bảo vệ bảng tính, chọn Tools, bảo vệ, Bảo vệ Sheet.
Khi trang được bảo vệ, bạn sẽ tìm thấy cách nhấn Tab để di chuyển chỉ số tế bào hoạt động đến các tế bào mở khóa tiếp theo.
10 / Thêm một danh sách thả xuống
hình thức tiêu chuẩn cũng có xu hướng để có câu trả lời chuẩn, chẳng hạn như một ngày trong tuần, hay một tháng, do đó, một hộp thả xuống với các lựa chọn điền sẵn sẽ có ích.
Giả sử rằng bạn có một tế bào đầu vào trong đó người dùng có nghĩa vụ phải nhập một ngày trong tuần: Thứ Hai, Thứ Ba, Thứ Tư, vv
Nhập các mục cho danh sách thả xuống của bạn vào một danh sách trên bảng tính, một mặt hàng cho mỗi tế bào. Trong ví dụ này, tôi sẽ giả định rằng các tên tháng bắt đầu từ ô G1 và mở rộng xuống G7, nhưng thông thường bạn sẽ đặt chúng ở bên ngoài khu vực có thể đọc được. Trong thuật ngữ Excel, một nhóm ô hình chữ nhật (như G1 G7) được gọi là một phạm vi.
Chọn ô sẽ chứa danh sách thả xuống. Nếu bạn muốn nhiều hơn một ô để hiển thị danh sách tương tự, chỉ cần chọn tất cả bây giờ hơn là đặt chúng lên một lúc. (Nhấp và kéo để chọn một loạt;. Giữ phím Ctrl trong khi click chọn các ô không liền kề)
Chọn ô mà bạn muốn danh sách thả xuống.
Trên tab Data, trong nhóm Tools dữ liệu, nhấp vào Data Validation
xác nhận dữ liệu Excel
xác nhận dữ liệu Excel
Trong ô Allow, nhấp vào Danh sách.
Để xác định vị trí của danh sách các mục hợp lệ, nhập một tham chiếu đến danh sách của bạn trong hộp nguồn trong trường hợp này đó là (= $ G $ 1: $ G $ 7) hoặc nhấp vào trong hộp nguồn và sau đó chọn danh sách của bạn trong sự lây lan hiện nay tờ cư trú trong các tài liệu tham khảo tự động.
Hãy chắc chắn rằng các In-cell dropdown chọn hộp kiểm.
Để xác định liệu các tế bào có thể được để trống, chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Bỏ qua trống.
Bạn có thể đi một bước xa hơn và hiển thị một thông báo đầu vào khi các tế bào được nhấp.
Nhấp vào tab Lỗi Alert, và chắc chắn rằng các cảnh báo Hiển thị lỗi sau khi dữ liệu không hợp lệ được nhập vào hộp kiểm được chọn.
Chọn một trong các tùy chọn sau đây cho hộp Style:
Để hiển thị một thông báo thông tin đó không ngăn cản nhập dữ liệu không hợp lệ, nhấp vào Thông tin.
Để hiển thị một thông điệp cảnh báo đó không ngăn cản nhập dữ liệu không hợp lệ, nhấp Cảnh báo.
Để ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ, nhấn Stop.
Nhập tiêu đề và nội dung tin nhắn (lên đến 225 ký tự).
Thêm một hộp đầu vào một danh sách thả xuống trong Excel
Thêm một hộp đầu vào một danh sách thả xuống trong Excel
Chú ý Nếu bạn không nhập một tiêu đề hoặc văn bản, giá trị mặc định tiêu đề “Microsoft Excel” và tin nhắn đến: “. Các giá trị mà bạn nhập vào không hợp lệ Một người dùng đã hạn chế các giá trị có thể được nhập vào ô này.”
Sau khi thực hiện các bước này, bạn sẽ thấy một mũi tên thả xuống bất cứ khi nào bất cứ ô thả xuống, bạn chỉ được xác định là “tích cực” (có nghĩa là, lựa chọn và chờ đầu vào). Nhấp vào mũi tên và chọn một tháng từ danh sách. Nếu bạn cố gắng gõ cái gì khác vào tế bào, bạn sẽ bị mắng trong các hình thức của một thông báo pop-up.
Nếu bạn muốn cung cấp từ ngữ của riêng bạn cho các mục không hợp lệ, sử dụng Lỗi tab Alert trong Data Validation hộp thoại, và nhập văn bản của riêng bạn trong các lĩnh vực ‘Thông báo lỗi’.
Nếu danh sách các mặt hàng là tương đối nhỏ, bạn có thể nhập danh sách các mục trực tiếp vào trường Source. Chỉ cần tách riêng từng mục trong danh sách bằng dấu phẩy.
Để lại một bình luận