Cách ghi sổ nhật ký chung trên excel

Hình thức ghi sổ nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

– Sổ Nhật ký chung

– Sổ Cái;

– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Để hình dung cách ghi sổ nhật ký chung các bạn cần nắm bắt được trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Hướng dẫn chung cách ghi sổ nhật ký chung:

• Công việc hàng ngày:

Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).

• Công việc Cuối tháng, cuối quý, cuối năm:

Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

Huớng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung trên excel như sau:

Căn cứ để ghi sổ nhật ký chung đó là các chứng từ kế toán ví dụ như Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có…

– Cột A: “ Ngày tháng ghi sổ”: là ngày thực hiện ghi sổ, Ngày tháng ghi sổ nhất định phải bằng hoặc sau ngày trên chứng từ  (vì thực tế phải có chứng từ kế toán mới hạch toán ghi sổ được).

Cột chứng từ:

– Cột B ” Số hiệu” đây là số hiệu ghi trên chứng từ:

+ Hóa đơn: là số hóa đơn ( luôn có 7 số).

+ Phiếu thu – Phiếu chi là: PC…, PT… ( dấu… là số thứ tự của phiếu thu, phiếu chi) . ví dụ như PC016.

+ Giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng: ghi là GBN…, GBC…

+ các bảng biểu, hay các bút toán kết chuyển… kế toán dùng tiền tố PKT… – phiếu kế toán.

– Cột C ” Ngày tháng” : các bạn ghi đúng ngày trên chứng từ.

– Cột D ” Diễn giải” Ghi tóm tắt nội dung kinh tế phát sinh trên chứng từ kế toán: ngắn gọn, xúc tích những đầy đủ, đảm bảo người không lập sỏ cũng hiểu được nghiệp vụ đó.

– Cột E ” TK Nợ / TK Có ” ghi số hiệu của TK ghi Nợ, ghi Có theo định khoản. Thực hiện theo nguyên tắc: Nợ trước, Có sau và mỗi tài khoản ghi một dòng như trên hình mô tả.

– Cột F ” TK đối ứng ” theo mẫu sổ NKC của Bộ tài chính ( QĐ 48 thì không có cột này nhưng Trung tâm kế toán hà nội đưa thêm vào nhằm phục vụ cho việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Đối ứng ở đây là đối ứng giữa TK Nợ và TK Có như trên ảnh mô tả, để có thể lấy chính xác thì các bạn dùng phím ” = ” để lấy. Đối với các nghiệp vụ xuất hiện từ 3 tài khoản trở lên ( có thể là 1 Nợ, nhiều Có, hay nhiều Nợ 1 Có như hình trên thì các bạn sử dụng công thức nối như sau: TK1&”;”&TK2

Để hiểu rõ hơn các bạn có thể nhập các nghiệp vụ phát sinh theo mô tả duới đây

–    Cột “Số phát sinh”

+ Cột 1 “Nợ” : Các bạn ghi số tiền tương ứng với các tài khoản nợ trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Cột 2: “Có”: Ghi số tiền tương ứng với các tài khoản Có

Chú ý: Các bạn mới làm kế toán rất hay nhầm ghi số tiền này ở cùng một cột sẽ làm sổ không cân, định khoản có 333HNC thì phải ghi bên cột Có: 39.839.998

Để cho ra số liệu chính xác và không bị lệch Trung tâm kế toán hà nội khuyên các bạn sử dụng công thức để lấy các giá trị trên 2 cột số PS Nợ và số PS Có

Ví dụ: Đối với TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ các bạn dung giá chưa thuế x Thuế suất của hàng hóa đó hay tổng thanh toán, hoặc công nợ các bạn dùng phép tính cộng để cộng

–  Đến cuối tháng làm bút toàn kết chuyển cuối kỳ

–  Sau đó các bạn thực hiện cộng tổng số phát sinh tháng bằng hàm tính tổng Sum hoặc Subtotal nhưng phải đảm bảo tổng phát sinh bên nợ = tổng phát sinh bên Có