Cách kiểm tra chứng từ kế toán theo Thông tư 200

Chứng từ kế toán là gì? Chứng từ kế toán chính là những giấy tờ liên quan đến hóa đơn, phiếu thu chi, phiếu nhập khẩu, phiếu xuất khẩu hay những vật mang tin trong quá trình trao đổi mua bán hàng hóa. Đây là căn cứ để hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Nội dung chính trong chứng từ kế toán bao gồm những điều cơ bản những thông tin như:

Những yếu tố cơ bản chứng từ kế toán

Đây là những thông tin bắt buộc không được thiếu trong chứng từ kế toán.

• Tên, số hiệu chứng từ kế toán.
• Ngày, tháng năm lập chứng từ kế toán.
• Tên và địa chỉ đơn vị các nhân, tổ chức lập chứng từ kế toán.
• Tên và địa chỉ đơn vị các nhân, tổ chức nhận chứng từ kế toán.
• Nội dung và nghiệp vụ tài chính và kinh tế phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và số tiền nghiệp vụ tài chính kinh tế ghi bằng số và tổng số tiền của chứng từ kế toán thu và chi bằng số và chữ.
• Chữ ký, tên và họ tên đầy của của người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ kế toán.

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán

Hướng dẫn kiểm tra chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được quy định tại Điều 119 quy định trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán như sau:

– Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

– Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

– Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

Lưu ý:

– Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt.

– Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán.

– Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ…

– Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

– Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

– Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

– Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

– Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Đọc thêm:

Học kế toán

Học kế toán tổng hợp