Công việc của nhân viên hành chính văn phòng

Công việc của nhân viên kế toán văn phòng không hề đơn giản như các bạn nghĩ mà nó đòi hói cũng khá nhiều kỹ năng để hoàn thành tốt được công việc này. Ngoài ra nhân viên hành chính văn phòng thường gắn liền với công việc của nhân viên kế toán thuế bởi đây cũng là công việc khá đơn giản mà doanh nghiệp nào cũng giao trách nhiệm cho nhân viên đó.

Để làm tốt công việc của nhân viên hành chính văn phòng đòi hỏi cần những yếu tố cơ bản sau:

• Có trình độ ít nhất từ trung cấp trở lên
• Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa, quan tâm với mọi người;
• Phong cách làm việc trung thưc, tận tâm, quan tâm đến chi tiết của từng công việc;
• Có kỹ năng giao tiếp tốt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, sức ép cao;
• Có khả năng tối thiểu trong giao tiếp tiếng Anh

Bản mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng như sau:

Công tác văn thư

• Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;
• Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;
• Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;
• Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…);
• Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty;
• Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty;
• Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết;

Công tác lễ tân

• Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty;
• Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;
• Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty;
• Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty;

Công tác hỗ trợ dự án

• Hỗ trợ nhóm in và đóng gói thầu dự án, xin chữ ký của các thành viên trong và ngoài công ty tham gia thầu dự án;
• Hỗ trợ cho các triển khai công tác thực địa tại các tỉnh (đặt phương tiện đi lại, khách sạn, vé máy bay, thủ tục visa khi cần thiết…)
• Chuẩn bị thiết bị, văn phòng phẩm cho nhóm đi thực địa (máy ghi âm, máy ảnh, điện thoại, fast connect..)
• Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho công tác tại địa phương (giấy đi đường, các mẫu chứng từ…)
• Thu xếp công tác in ấn, copy tài liệu khi cần thiết

Công tác quản lý tài sản, thiết bị

• Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng;
• Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty;
•  Quản lý và vận hành hệ thống thư viện, sách báo của Công ty.

Các công việc hành chính khác

• Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);
• Mua sắm các nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty;
• Tổ chức sinh nhật cho các thành viên công ty trong tháng;
• Hậu cần cho các sự kiện của Công ty;

Bạn xem thêm: dịch vụ thành lập công ty tại hai bà trưng  && dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại long biên