Hàm Excel kế toán nhất định phải biết

Excel kế toán là công cụ không thể thiếu trong công việc kế toán tại các doanh nghiệp, các hàm excel sẽ giúp người làm kế toán excel xử lý nhanh các thao tác như tính tổng theo điều kiện, tìm kiếm tra cứu thông tin, đếm các số, tính tổng theo điều kiện lọc…

Chính vì thế Trung tâm kế toán Hà Nội sẽ hướng dẫn cụ thể cách sử dụng Hàm Excel kế toán nhất định phải biết dưới đây:

1. Hàm excel IF

Cú pháp: =IF(Điều kiện; Giá trị 1; Giá trị 2)

Nếu đúng điều kiện thì trả về “Giá trị 1”, nếu sai trả về “Giá trị 2”

Ví dụ: =IF(D6=131;”MUA”;”BÁN”)

2. Hàm excel SUMIF 

– Hàm tính tổng theo điều kiện

= SUMIF(Dãy ô điều kiện; Điều kiện cần tính; Dãy ô tính tổng)

– Dãy ô điều kiện: Là dãy ô chứa điều kiện cần tính. Trong kế toán thường là Cột TK Nợ, TK Có, Cột chứa các mã hàng hóa, mã TK…

– Điều kiện cần tính: Chính là việc bạn đi tính tổng cho “cái gì”. Ví như bạn tính tổng phát sinh cho TK 111, hay tính tổng nhập cho một mã hàng nào đó. Như vậy 111 hay mã hàng hóa chính là điều kiện tính.

– Dãy ô tính tổng: Là dãy ô chứa giá trị tương ứng (số tiền, số lượng…) liên quan đến điều kiện cần tính. Trong kế toán có thể là dãy ô phát sinh Nợ hoặc Có, hoặc dãy ô chứa số lượng nhập, xuất…

Ví dụ: =SUMIF($M$11:$M$186;L190;$P$11:$P$186)

3. Hàm excel COUNTIF

là Hàm đếm có điều kiện

= COUNTIF(Vùng điều kiện; điều kiện đếm)

Hàm này thường sử dụng khi lập bảng chấm công, bạn muốn đếm số công của một nhân viên trong tháng thì hàm này giúp bạn rất hữu ích.

Ví dụ, ký hiệu chấm công 1 ngày là dấu cộng (+), bạn cần tính xem từ ngày 1 – 31 nhân viên A làm bao nhiêu ngày bạn dùng công thức :

=COUNTIF(D10:AH10;”+”) => kết quả trả về sẽ là tổng ký tự (+) trong vùng

4. Hàm excel LEFT 

là hàm Lọc ký tự bên trái của chuỗi

= LEFT(Chuỗi;N)

– Chuỗi: là dãy ký tự trong ô

– N: là số ký tự cần lấy về tính từ bên trái của ô

Ví dụ:  =LEFT(L183;3) – thường dùng để lọc TK cấp 1 trong chuỗi TK chi tiết.

5. Hàm excel SUBTOTAL

Hàm này rất nhiều công dụng với nhiều số chức năng khác nhau, tuy nhiên trong kế toán thường chỉ dùng đến số chức năng là số 9, số 9 tương ứng với hàm SUM (tính tổng)

Cú pháp: = SUBTOTAL(9;Vùng tính tổng) –> hàm này tính tổng trong điều kiện lọc.

Ví dụ trên Nhật ký chung tại cột TK Nợ/TK Có có rất nhiều tài khoản phát sinh, bây giờ bạn chỉ cần xem tổng phát sinh của một tài khoản nào đó, thì tại dòng tổng cộng phát sinh bạn dùng hàm SUBTOTAL(9;Vùng tính tổng). Sau đó bạn đặt lệnh Data => Filter cho vùng cần tính và lọc TK muốn xem lên thì lập tức hàm này sẽ tính tổng cho bạn số phát sinh của TK đó.

=SUBTOTAL(9;I10:I700)

6. Hàm excel VLOOKUP

Hàm dò tìm theo cột có điều kiện (Bạn phải xác định được mình dùng “cái gì – Giá trị dò tìm” để đi tìm “cái gì – Giá trị cần tìm”.

= VLOOKUP(Giá trị dò tìm; Vùng dữ liệu tìm kiếm; Cột trả về giá trị tìm kiếm;N)

– Giá trị dò tìm: Giá trị dò tìm phải có Tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm

– Vùng dữ liệu tìm kiếm: “Vùng dữ liệu tìm kiếm” phải chứa tên của “Giá trị dò tìm” và phải chứa “Giá trị cần tìm”. Điểm bắt đầu của vùng được tính từ dãy ô có chứa “giá trị dò tìm”.

– Cột trả về giá trị tìm kiếm: Là số thứ tự cột, tính từ bên trái sang của vùng dữ liệu tìm kiếm.

– Tham số “N”: N=0: dò tìm tuyệt đối (thường sử dụng)

N=1: dò tìm tương đối

Ví dụ: =VLOOKUP(L150;’BANG LUONG’!$C$8:$X$32;8;0)

Trên là danh sách các hàm excel thường dùng trong kế toán ngoài ra còn một số hàm hay dùng như hàm and, or và các hàm tính toán, muốn giỏi kế toán trước hết phải giỏi excel

Chúc các bạn làm tốt!

VÍ DỤ VỀ CÁCH SỰ DỤNG CÁC HÀM EXCEL THƯỜNG DÙNG CẢ NHÀ XEM TẠI:

Ngoài ra nếu bạn nào chuyên làm kế toán excel chắc chắn không thể bỏ qua bài này: Hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung trên excel